Provstiudvalgsmøde den 30. november 2020
Referat af PU-møde d. 30. november 2020
| Deltagere: Anna Marie Erbs Jørn Jessen Hanne Guldahl Sørensen Lene Hansen Kim Søndergård Lone Hudecek Ovesen Jytte Pedersen Egil Hvid-Olsen | |
| 1. Møde med biskoppen og stiftskontorchefen: | |
| Punkter drøftet på PU-møde d. 9/11-2020 til møde med biskoppen d. 30/11: Punkter der tidligere var (lang sagsbehandling, sygemeldinger, nyt journalsystem) er nu blevet en succeshistorie. Valg til menighedsråd/provstiudvalg: suppleanter (personlige/kommunevis). Samarbejde på tværs (arbejdsmiljø) (mellem menighedsråd - mellem provstier). Biskoppens forventninger til provstiudvalget. | |
| 2. Godkendelse af dagsordenen: | Dagsordenen blev godkendt. |
| 3. Orientering: Siden sidst: | Intet. |
| 4. Orientering fra mødet i VGBU om resultaterne af provstiskyen | |
| Anna Marie, Jørn og Claus var til møde i VGBU om fordelingen af midlerne i Vejle Kommune. Resultaterne af udregningerne i "Provstiskyen" blev fremlagt på mødet. Der skal tages beslutning om: Hvordan vi forholder os til resultatet. Hvorledes vi forholder os til rettelser/ændringer efterfølgende.6 | Anna Marie refererede fra møde i VGBU d. 16/11, hvor resultatet af indberetningerne til Provstiskyen blev fremlagt. Der skal afholdes møde mellem de 2 provster + formand i Vejle og næstformand i Grene om fastlæggelsen af fordelingen senere. Vi arbejder på, at der laves et slutdokument, der beskriver processen. |
| 5. Orientering: Spørgeskema ifm. kasseeftersyn fra revisionsfirmaet PWC: | |
| I forbindelse med kasseeftersyn i oktober har PWC udsendt spørgeskema til alle kirkekasser til besvarelse. Til orientering vedlægges Grene Provstis svar som bilag. | Skrivelsen blev drøftet. Vi undrer os over, at skrivelsen ikke er tilgået menighedsrådet, men kun til regnskabsfører. |
| 6. Behandling af kvartalsrapporter for menighedsrådene i 3. kvartal 2020: | |
| De modtagne kvartalsrapporter gennemgås for større udsving. Oversigt over hovedtallene vedlægges. | Kvartalsrapporterne blev gennemgået og taget til efterretning. |
| 7. Ansøgning om udbedring af vandskade i Nollund kirke: | |
| Nollund-Urup Menighedsråd har indsendt ansøgning om godkendelse af udbedringen af murværket efter vandskade i Nollund Kirke. Sagen blev foreløbig forelagt PU på mødet d. 9/11. Sagen er videresendt til godkendelse i Ribe Stift. | Godkendt. |
| 8. Thyregod-Vester menighedsråd - Byggeregnskab for køb og renovering af Kirkehuset, Borgergade 4, Thyregod: | |
| Thyregod-Vester Menighedsråd anmoder om provstiudvalgets godkendelse af byggeregnskabet for: Køb og renovering af Kirkehuset, Borgergade 4, Thyregod. Anlægsprojektet udviser en samlet udgift på kr. 4.063.440,77. Anlægsprojektet blev godkendt d. 28/11-2018 med et budget på 3.713.000 kr. Finansieret med: Stiftslån på 3.500.000 kr. Brug af kassebeh./opsp. på 213.000 kr. Menighedsrådet foreslår følgende finansiering: Stiftslån på 3.500.000,00 kr. Brug af 3 opsparinger 243.259,17 Brug af kassebeh. 320.181,60 Thyregod-Vester MR havde en kassebeholdning på 867.765,11 kr. pr. 1/1-2020. Der er i budget 2021 disponeret over 293.500 kr. af kassebeholdningen. 2 mdr. løn i Thyregod-Vester MR udgør kr. 365.292. Menighedsrådet søger om at måtte afdrage ekstraordinært på det optagne lån med: kr. 87.500 - fra modtaget ligning til afdrag på lånet pr. 30/6-2020 kr. 100.000 - modtaget ligning til afdrag på lån i 2017, som tidligere var indfriet. | Byggeregnskabet og finansieringen blev godkendt. Dog bemærkes det, at de frie midler med denne finansiering kommer under 2 måneders løn. De 2 foreslåede ekstraordinære afdrag blev godkendt. |
| 9. Ansøgning om frigivelse fra opsparing til kirkegårdsmateriel: | |
| Givskud-Gadbjerg sognes menighedsråd søger om frigivelse fra opsparing til kirkegårdsmateriel til indkøb af Weedless varmtvandsanlæg til ukrudtsbekæmpelse. Der ansøges om frigivelse af kr. 64.706,25 Den samlede opsparing er på kr. 70.226,01 | Ansøgningen om frigivelse fra opsparingen af kr. 64.706,25 blev godkendt. |
| 10. Låneansøgning nyt tag på Vesterhede kirke: | |
| Vesterhede sogns menighedsråd fremsender låneansøgning vedr. nyt tag på Vesterhede kirke. Låneansøgningen er på 1.350.000 kr. og svarer til godkendelsen af budget 2021 fra budgetsamrådet d. 31/8-2020. | Låneansøgningen blev godkendt af provstiudvalget. |
| 11. Godkendelse af arealoverførsel ved præstebolig, Grindsted: | |
| Grindsted sogns menighedsråd ansøger om godkendelse af arealoverførsel ved præstebolig på Østerbrogade, Grindsted. Det forventes, at underskrevet dokument foreligger til mødet. | Punktet udgår p.g.a. manglende underskrift på materialet. |
| 12. Nollund-Urup Menighedsråd - Ny kirkegårdsvedtægt Nollund kirkegård: | |
| Nollund-Urup sognes Menighedsråd fremsender ansøgning om godkendelse af nye vedtægter for Nollund Kirkegård. De væsentligste ændringer er: Inddragelse af den godkendte strategiplan, der er udarbejdet i 2019. Tilpasning af vedtægterne til forholdene (fornyelse). | Vedtægten blev godkendt. |
| 13. Aftaler mellem præst og menighedsråd omkring afregning af forbrugsafgifter - Stenderup MR: | |
| Krogagergårdvej 27, Stenderup, Grindsted: Aftale om varme i tjenestebolig - Varmeordning 1 er valgt. Krogagergårdvej 27, Stenderup, Grindsted: Aftale om el og gas i tjenestebolig - El og gasordning 1 er valgt Krogagergårdvej 27, Stenderup, Grindsted: Aftale om vand til tjenestebolig - Vandordning 2 er valgt. Krogagergårdvej 27, Stenderup, Grindsted: Aftale om haveforpligtelser ved tjenestebolig. Aftaler mellem præst og menighedsråd om forbrugsafregning skal godkendes af provstiudvalget. | De 4 fremsendte aftaler blev gennemgået og godkendt. |
| 14. Samarbejdsaftaler til godkendelse fra Grindsted Menighedsråd: | |
| Grindsted Menighedsråd fremsender samarbejdsaftaler mellem menighedsråd til godkendelse. Samarbejde om regnskabsføring og lønadministration: 10 vedtægter for Stenderup, Øster Nykirke, Vorbasse-Skjoldbjerg, Grene, Farre, Filskov, Sdr. Omme, Hejnsvig, Vesterhede og Nollund-Urup menighedsråd. Samarbejde om kirkegårdspersonale: 1 vedtægt for Stenderup menighedsråd. Samarbejde om organistfunktion og kirkebetjening samt kirkelige aktiviteter: 1 vedtægt for Nollund-Urup menighedsråd. Samarbejde om kordegnefunktion: 1 vedtægt for Grene menighedsråd. | Alle de fremlagte aftaler blev godkendt. Bilagene vedr. regnskabsføring og lønadministration skal rettes, så det fremgår at ændringerne først træder i kraft fra 1/1-2022 for alle. Tillige godkendtes aftale om drift af kirkegårde i Nollund og Urup. |
| 15. Tilbud om at være med i Velkomstmateriale i Billund Kommune: | |
| Vi har fået et tilbud på at være med i Velkomstmateriale, der udleveres til alle tilflyttere i Billund Kommune. Den udkommer i januar 2021. I bilagene kan ses priser og eksempler fra 4 andre provstier. | Provstiudvalget drøftede tilbuddet, og besluttede ikke at gå videre med det. |
| 16. Eventuelt: | Næste møde er 18. januar og seminar d. 22. januar 2021. |
Grene Provsti, Kirkegade 22, 7200 Grindsted, Tlf. 21 18 49 31, Email: grene.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21250406 - EAN nr.: 5798000856639
CVR nr.: 21250406 - EAN nr.: 5798000856639