Direkte til indholdet
Gå til forsiden

Provstiudvalgsmøde den 9. november 2020

 
Referat af PU-møde d. 9. november 2020
Deltagere: Anna Marie Erbs, Jørn Jessen, Hanne Guldahl Sørensen, Lene Hansen, Lone Hudecek Ovesen, Jytte Pedersen, Egil Hvid-Olsen
Afbud: Kim Søndergård
Lone Ovesen deltog fra punkt 3.
1. Godkendelse af dagsordenen:Dagsordenen blev godkendt.
2. Orientering: Siden sidst:Der er udsendt guide i konstituering.
Anna Marie og Claus har haft møde med PWC revisorer, hvor resultat af revisionen blev gennemgået.
Vi har haft formøde med Provstiskyen om fordelingen af midler mellem Vejle og Grene Provsti.
Der er indkommet vandskade fra Nollund kirke, som trænger til at blive behandlet. Provstiudvalget godkendte at sagen ekspederes videre til Ribe stifts behandling. Sagen behandles af provstiudvalget på næste møde.
3. Orientering om forvaltning af 5%-midler:Anna Marie gennemgik lovgivningen omkring 5%-midler. Tillige kom der bilag fra 2 andre provstier. Vi laver en ansøgningsformular, som tages med på et senere PU-møde. Vi ønsker også at gøre opmærksom på hjemtagning af forsikringserstatninger ved uforudsete skader.
4. Kvartalsregnskab PUK - 3. kvartal 2020 Kvartalsrapporten udviser et overskud på kr. 448.349,80 (se bilag) Forklaringer på afvigelser fremgår af forklaringsbilaget:Kvartalsregnskabet for Grene Provstiudvalg blev godkendt.
5. Risikovurdering af provstiudvalgets placering af likvide midler Der skal minimum 1 gang årligt foretages en risikovurdering af provstiudvalgets placering af de likvide midler i pengeinstitut(ter).
- Blev der risikovurderet ifm. med beslutningen om flytningen af midlerne d. 28/5-2020?I forbindelse med skift af pengeinstitut i 2019 blev der hjemtaget 6 tilbud. Alle blev sammenlignet og de enkelte pengeinstitutter blev risikovurderet.
- Ny risikovurdering af placeringen i Sparekassen KronjyllandDer er ingen ændringer i risikovurderingen af vores pengeinstitut.
- Skal der ske ændringer i placeringen i pengeinstitut eller evt. fordeling i flere pengeinstitutter?Provstiudvalget ønsker fortsat at have de likvide midler placeret i samme pengeinstitut.
6. Behandling af revisionsprotokolaterne forårsregnskab 2019 vedr. nedenstående kirkekasser:
Farre sogns menighedsråd, Filskov sogns menighedsråd, Give-Vorslunde sognes menighedsråd, Givskud-Gadbjerg sognes menighedsråd, Grene sogns menighedsråd, Grindsted sogns menighedsråd, Hejnsvig sogns menighedsråd, Nollund-Urup sognes menighedsråd, Randbøl-Nørup sognes menighedsråd, Ringive-Lindeballe-Langelund sognes menighedsråd, Stenderup sogns menighedsråd, Sønder Omme sogns menighedsråd, Thyregod-Vester sognes menighedsråd, Vesterhede sogns menighedsråd, Vorbasse-Skjoldbjerg sognes menighedsråd, Øster Nykirke sognes menighedsråd
Revisionsprotokolaterne skal senest behandles af menighedsrådene d. 15. oktober og af provstiudvalget d. 15. november.Provstiudvalget gennemgik alle de særlige bemærkninger i revisionsprotokolaterne for alle menighedsråd. Der udsendes kommentarer til alle menighedsråd, med særlig vægt på de særlige bemærkninger. Alle bemærkninger blev taget til efterretning.
7. Ansøgning om 5% midler til tag på præstebolig - Sdr. Omme MR: Sdr. Omme sogns menighedsråd fremsender ansøgning om dækning fra 5%-midlerne til uforudset opstået skade i taget på præsteboligen. Efter nyt tag i 2008 opstod der en utæthed, som blev repareret den gang. Nu viser det sig, at der stadig er utætheder. Menighedsrådet har fået 2 tilbud på reparationen, hvoraf den første er valgt. Efter at de har løftet taget, er reparationen desværre mere omfattende end først antaget. Et løst overslag siger nu 65-75.000 kr. - der fremskaffes nyt tilbud. Skaden er anmeldt til forsikring, og det er uvist om sker dækning herfra.Provstiudvalget godkendte, at menighedsrådet får dækning af 5% midlerne til skaden. Udbedringen kan igangsættes under forudsætning af, at det er afklaret med forsikringsenheden. En eventuel forsikringsudbetaling skal fradrages i bevillingen.
8. Ansøgning om honorar til kontaktperson - Sdr. Omme MR: Sdr. Omme sogns Menighedsråd fremsender ansøgning om godkendelse af, at der tildeles kontaktpersonen et honorar i 2020. Tildelingen begrundes med meget ekstra arbejde i året. Der er ikke budgetteret med honorar til kontaktperson i deres budget. Menighedsrådet ønsker at finansiere det fra den tildelte ligning for 2020.Provstiudvalget godkendte ansøgningen om honorar til kontaktpersonen.
9. Aftaler mellem præst og menighedsråd omkring afregning af forbrugsafgifter - Vorbasse-Skjoldbjerg MR:De fremsendte aftaler blev godkendt af provstiudvalget.
- Skjoldbjergvej 8, Vorbasse: Grundaftale om tjenstlige lokaler i tjenestebolig.
- Skjoldbjergvej 8, Vorbasse: Aftale om el og gas i tjenestebolig - El og gasordning 1 er valgt
- Skjoldbjergvej 8, Vorbasse: Aftale om vand til tjenestebolig - Vandordning 2 er valgt.
- Skjoldbjergvej 8, Vorbasse: Aftale om varme i tjenestebolig - Varmeordning 1 er valgt.
- Skjoldbjergvej 8, Vorbasse: Aftale om haveforpligtelser ved tjenestebolig.
Aftaler mellem præst og menighedsråd om forbrugsafregning skal godkendes af provstiudvalget.
10. Indflytningssyn d. 30-9-2020 - Vorbasse-Skjoldbjerg MR Synsudskrift fra indflytningssyn foretaget d. 30/9-2020 for: Præsteboligen Skjoldbjergvej 8,Vorbasse.Provstiudvalget godkendte synsrapporten.
11. Synsudskrifter fra MR: Hejnsvig og Vesterhede Menighedsråd: Synsudskrifter fra Hejnsvig og Vesterhede Menighedsråd for syn foretaget d. 21/10-2020 for: Præsteboligen Kirkegade 2, Hejnsvig og Hejnsvig Sognehus, Torvegade 2, Hejnsvig.Synsrapporterne blev godkendt. De anførte mangler kan udbedres, såfremt der er budgetmæssig dækning.
12. Møde med biskoppen d. 30. november 2020: Hvilke punkter/emner ønsker provstiudvalget at drøfte med biskoppen. Oplæg/referat fra Lone fra tidligere møde er i bilag.Punkter til møde med biskoppen: 1. Punkter der tidligere var (lang sagsbehandling, sygemeldinger, nyt journalsystem) er nu blevet en succeshistorie. 2. Valg til menighedsråd/provstiudvalg: suppleanter (personlige/kommunevis). 3. Samarbejde på tværs (arbejdsmiljø) (mellem menighedsråd - mellem provstier). 4. Biskoppens forventninger til provstiudvalget.
13. Orientering: Afgørelser fra Ribe stift - siden sidst: Nedenstående øvrige afgørelser siden sidst: Vesterhede sogns menighedsråd har fået endelig godkendelse af udskiftning af taget på kirken. Provstiudvalget godkendt udskiftningen d. 28/9-2020 Ribe Stift sender godkendelse d. 12/10-2020.Taget til efterretning.
14. Mødedatoer i provstiudvalget i 2021: Der skal aftales mødedatoer for 2021 (husk kalender).PU-møder: 18/1+22/2+22/3+26/4+27/5+31/5+28/6+26/8+27/9+25/10.
Budgetsamråd: 15/6 Vejle + 22/6 Billund + 2/9 Vejle + Billund 7/9.
Tema-dag: 27/2 i Billund. Formand- og kasserermøde: 8/3.
15. Eventuelt:Intet.
 
Grene Provsti, Kirkegade 22, 7200 Grindsted, Tlf. 21 18 49 31, Email: grene.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21250406 - EAN nr.: 5798000856639